W dzisiejszych czasach mamy coraz więcej możliwości i perspektyw, ale też jesteśmy coraz bardziej zajęci. Często żyjemy w biegu. Czas nie wydłuża się jednak, nadal jest ograniczony – każdy z nas ma do dyspozycji jedynie 24 godziny dziennie. Nasze terminarze wypełnione są wieloma różnorodnymi aktywnościami. Większość naszego czasu wypełnia nauka, praca, czy inne wymagające obowiązki. Jak to się więc dzieje, że liczba osiągnięć, zakończonych projektów i zdobytych umiejętności u niektórych ludzi jest dużo bardziej pokaźna, niż w przypadku reszty? Jak wśród mnogości obowiązków znaleźć czas na dodatkową działalność, jaką jest m.in. wolontariat?

W jednym z artykułów pisaliśmy już, jak zaangażowanie w wolontariat może pomóc w znalezieniu więcej czasu. Przedstawiliśmy również narzędzie do zarządzania projektami, które pomoże zaplanować Waszą pracę. Dziś odpowiedzi na nasze pytania będziemy szukać winteligentnie brzmiącym haśle, jakim jest zarządzanie sobą w czasie.

Zarządzanie sobą w czasie to umiejętność, która jest w ostatnim czasie bardzo popularna i pożądana. Polega ona na byciu jak najbardziej wydajnym – umiejętnym wykorzystywaniu czasu w sposób jak najbardziej produktywny i efektywny. Na szczęście nie jest to zdolność, z którą należy się urodzić i którą posiadają jedynie nieliczni – można ją zdobyć z odpowiednim nastawieniem i przy pomocy wielu znanych nam obecnie technik. Przedstawiamy niektóre z nich:

Zjedz tę żabę (eat that frog) – technika ta, polega na zidentyfikowaniu najcięższego, najmniej przyjemnego, ale też najważniejszego do wykonania zadania;  a następnie zrealizowania go jako pierwszego, na samym początku dnia. Metoda ta proponuje nam podejście zupełnie odwrotne to tego, w jaki sposób najczęściej podchodzimy do tego typu zadań, odkładając je na jak najbardziej się da, na ostatnią chwilą. Jest ona jednak bardzo skuteczna i pomaga w motywacji na dalszy przebieg dnia  – po sprostaniu takie wyzwania, nie tylko odczujesz ulgę i pozbędziesz się wiążącego się z nim stresu, ale również pozytywnie nastawisz się do działania – jeśli udało Ci się poradzić sobie z takim problemem, poradzisz sobie ze wszystkim!

Jak zjeść słonia (how to eat an elephant?) – podobnie jak zjedzenie ogromnego słonia – tak  skomplikowane, złożone z wielu elementów i wymagające czasu zadania często wydają się niemożliwe do zrealizowania. Możemy być nimi przytłoczeni, czuć, że nas przerastają. Sposobem na poradzenie sobie z nimi, jest podzielenie ich na mniejsze fragmenty. Ważne jest tutaj zaplanowanie konkretnych kroków – co musimy zrobić, aby osiągnąć efekt końcowy. Dzięki takiemu planowi, często może się okazać, że zadanie wcale nie jest tak trudne, jak początkowo się wydawało. Następnie wystarczy skupić się na systematycznym wykonywaniu tych mniejszych elementów. Przy zadaniach rozłożonych w czasie, ważne jest również ustalenie ram czasowych oraz obserwowanie postępów.

Technika Pomodoro – ma na celu usprawnienie pracy, poprzez wsparcie koncentracji. Z jej pomocą jesteś w stanie skupić całą swoją uwagę na wyznaczone zadania – bez rozkojarzenia się i myślenia jednocześnie o innych rzeczach. Polega ona na podzieleniu swojej pracy na powtarzalne segmenty: 25 minut nieprzerwanej pracy – 5 minut przerwy. Podczas czasu przeznaczonego na pracę, ważne jest, aby rzeczywiście i w skupieniu wykonywać dane zadanie, czemu może pomóc świadomość, że niedługo będzie czas na odpoczynek.

Podczas metody tej powinno stosować się timer, który powiadomi o upłynięciu czasu – zwłaszcza, jeśli chodzi o przerwę. Istotne jest, aby przerwy tej nie przedłużać. Po 4 takich sesjach 25 minut – 5 minut, zaleca się dłuższy odpoczynek, ale również ograniczony w czasie – np. 30 min.

Metodę tę można nieco modyfikować i dopasowywać do siebie. Jeżeli przerwy następują zbyt szybko i wybijają Cię z rytmu – ustal sobie nieco dłuższy przedział czasowy. Wypracuj swój własny okres największej produktywności. Najważniejsze w tej technice jest stworzenie warunków sprzyjających koncentracji a przez to i efektywności.

W zastosowaniu tej metody pomocny może być internetowy zegar Pomofocus.

Złota godzina –  to kolejne rozwiązanie na problemy ze skupieniem. Jest to czas, podczas którego wyłączasz wszystkie rozpraszacze i stajesz się niedostępny dla innych ludzi. Jesteś tylko Ty i Twoje zadanie. Kiedy nie można się z Toba skontaktować, nikt nie absorbuje Twojej uwagi. Przerywając sobie jedno zadanie powodujesz, że twoja efektywność w jego realizacji spada i koniec końców wykonanie tego zadania zajmie Ci dużo więcej czasu. Może wydawać Ci się, że masz podzielną uwagę, i odpisanie na jedną wiadomość niczego nie zmieni, ale powoduje to, że tracisz koncentrację, gdyż Twoje myśli przestają skupiać się jedynie na wyznaczonym temacie.
Jeśli mimo najszczerszych chęci, samoistnie co jakiś czas zaglądasz do mediów społecznościowych – możesz na czas pracy wyłączyć Internet lub powiadomienia, albo skorzystać z aplikacji blokujących dostęp do wybranych stron jak np. Stayfocusd, czy freedom

Reguła 60:40 (bufor czasowy) – technika ta odnosi się do planowania. Do czasu, który szacujemy na zrealizowanie danych czynności dodajemy jego 40%. Tak więc jeśli naszym zdaniem coś zajmie 3 godziny – należy do tego dodać 72 minuty zapasu (40% ze 180 minut) – czyli na daną czynność przewidujemy 4 godziny 12 minut. Jest to rezerwa na sytuacje nieprzewidziane, czy błędne oszacowane.
Czasem może wydawać się, że te bufor czasowy jest za duży, ogranicza on jednak ryzyko i może uratować sytuację, ponieważ nie wszystkie zdarzenia da się zaplanować, i nie wszystkich przeszkód da się uniknąć. Zawsze możesz mieć również przygotowane dodatkowe punkty w przypadku niewykorzystania całej rezerwy. 
Metoda ta, jest szczególnie pomocna w momencie, kiedy robimy coś po raz pierwszy, nie mamy pewności, że nasza koncepcja się sprawdzi. W takich przypadkach warto czasem nawet zwiększyć bufor na wypadek, gdybyśmy musieli zaczynać wszystko od nowa.

Planowanie – jest podstawą dobrej organizacji i zarządzania zadaniami. Na pozór może się wydawać, że tworzenie harmonogramu i rozpisywanie działań, zamiast natychmiastowe rozpoczęcie pracy to strata czasu. W praktyce jednak, takie przemyślane czynności pozwalają uniknąć tkwienia w miejscu, czy zastanawiania się nad kolejnymi krokami i sprawiają, że praca jest płynna i odpowiednio prowadzona. Brian Tracy w swojej książce na temat zarządzania czasem  „zjedz tę żabę” twierdzi, że Każda minuta poświęcona na rozplanowanie naszych zadań pozwala zaoszczędzić 10 minut dezorientacji podczas pracy. Stworzenie planu pomaga również zwizualizować sobie dany problem, czym może również sprawić, że nie będzie się on już wydawał taki trudny do przejścia.

Mądre planowanie: Przed rozpoczęciem pracy warto również odpowiedzieć sobie na pytania:

• Jak zrobić to najlepiej?
• Czy możesz zrobić to samo w łatwiejszy sposób?
• Czy możesz zrobić to szybciej i mniejszym nakładem energii?

Często kierujemy się pierwszym pomysłem, pierwszą myślą, nie zastanawiając się, czy rozwiązanie to jest najlepsze z możliwych. Chwila zastanowienia i przemyślenia strategii działania, może pozwolić na zaoszczędzenie czasu i osiągnięcie lepszych rezultatów.

Swoje zadania należy również odpowiednio skategoryzować – nie wystarczy po prostu spisać wszystkiego co mamy zrobić. Naszym zadaniom należy nadać priorytet (które są najważniejsze, najpilniejsze, a którymi możemy zająć się kiedy indziej); określić ich czas trwania i zdecydować co zostaje na 100%, co ewentualnie zrobimy później, a co wyrzucamy z listy na 100%. Dodatkowo warto odpowiedzieć na następujące pytania:

• Z jakich czynności mógłbym zrezygnować?
• Jakie czynności mógłbym komuś przekazać/zlecić
• Jakie czynności mógłbym skrócić?
• Jakie czynności mógłbym ze sobą połączyć.

Stosując techniki zarządzania sobą w czasie należy pamiętać, że mają one pomóc TOBIE w poprawieniu produktywności. Do niektórych z metod można więc podejść indywidualnie, i dopasować tak, aby jak najlepiej Ci odpowiadały.

O czym warto również pamiętać, starając się usprawnić swoją pracę?

Motywacja przychodzi z działania – nie na odwrót. To w chwilach, kiedy widzimy rezultaty naszej pracy, odczuwamy satysfakcję z sukcesu, czy siłę ze zrealizowania ciężkiego wyzwania – takie odczucia pchają nas do przodu. W większości przypadków więc odkładanie zadań i czekanie na zmianę nastawienia i przypływ energii do działania jest bezcelowe. Satysfakcja i samozadowolenie to  długofalowe korzyści wypełnianie zadania. Odczuwamy wtedy przypływ energii. Wzmacnia to również poczucie naszej wartości. Zaangażowanie się w działalność wolontariacką może być więc również źródłem motywacji do aktywności nie tylko w tym zakresie, ale i w innych dziedzinach życia.

Wyrabiaj pozytywne nawyki – Samodyscyplina i wyrobienie sobie nawyków jest tym, co zastępuje motywację. Jednym z wartościowych nawyków jest działania bez zwlekania – jeśli coś musisz zrobić, to zabieraj się za to od razu. Prędzej czy później dane zadanie i tak musi zostać wykonane – samo nie zniknie. A im szybciej to zrobisz, tym mniej będzie to zaprzątać Twoje myśli.

Kto pyta, nie błądzi – większość zadań było już kiedyś przez kogoś wykonane. Nie bój się więc prosić o pomoc, czy szukać informacji jak wykonać swoje zadanie. Nawet jeśli chcesz wykonać pracę po swojemu – zawsze możesz się zainspirować (lub zobaczyć jak danej czynności na pewno nie wykonywać)

Odrzuć perfekcjonizm – Zarządzanie czasem to rezygnacja z bycia doskonałym. Chęć bycia najlepszym, idealnym może blokować naszą pracę i wydłużać ją niepotrzebnie. Niektóre zadania nie muszą być wykonane wzorcowo, aby nadal być zrobione dobrze. 

Osobom, które chciałyby bardziej zgłębić temat – polecamy wcześniej już wspomnianą książkę Brain’a Tracy „Zjedz tę żabę”, czy bloga polskiej ekspertki z zakresu planowania swojego życia – Pani Swojego Czasu. Gorąco zachęcamy również do obejrzenia nagrania Co siedzi w głowie mistrza prokrastynacji . Tim Urban w swoim wystąpieniu w przezabawny sposób opowiada o podejściu do realizowania niektórych zadań i przedstawia pewne zachowania stojące za prokrastynacją, czego uświadomienie sobie może pomóc w jej zwalczaniu.

Znajomość technik umiejętnego zarządzania sobą w czasie nie sprawi, że Twoja doba wydłuży się magicznie o kolejną godzinę. Umiejętne ich stosowanie może być jednak pomocne w szybkim i efektywnym wykonywaniu zadań, dzięki temu będziesz mieć więcej czasu – czy to na kolejne zadania, aktywności, wolontariat czy odpoczynek 😊